院内表彰システム　管理者向け運用マニュアル#

この文書について#

このマニュアルは、院内表彰システムの導入がすでに完了し、日常的な運用フェーズに入った管理者のための、独立した運用リファレンスです。

docs_v3 フォルダの1〜10章が「ゼロから導入する」ための通し読み用マニュアルであるのに対し、この文書は「すでに動いているシステムを、日々どう運用していくか」だけを1冊にまとめたものです。導入作業（アカウント準備・スプレッドシート作成・デプロイなど）を再度確認したい場合は、docs_v3/01_はじめに.md〜06_デプロイ.md を参照してください。

もっと手短な早見表が欲しい場合は、配布用/管理者クイックガイド.md（4ページ）もあわせてご活用ください。

この文書の構成#

1. 日常運用（スタッフ対応・投票期間中の管理）
2. 管理画面（ダッシュボード）の使い方
3. データ出力・活用
4. バックアップ
5. 年度更新
6. トラブルシューティングと制限事項

第1章　日常運用#

1.1 スタッフへの案内#

投票を開始する際は、スタッフへ次の情報を案内します。

• アクセスするためのURL（またはQRコード）
• 投票期間（いつからいつまでか）
• 投票の簡単な流れ（名前を選ぶ→賞ごとに投票する→送信する）
• 「投票者本人の認証はなく、名前を選ぶだけで本人確認とする仕組みである」こと、「必ず自分自身の端末から、自分の名前を選んで投票してほしい」という運用ルール

案内文の例やQRコードの作り方は、配布用/スタッフ向け投票マニュアル.md を印刷・配布する形でも対応できます。詳しい作成手順は docs_v3/07_運用.md の7.1節を参照してください。

1.2 投票期間中の運用#

投票期間と「1人1回」のルールは、システムが自動で制御します。管理者が毎日操作する必要はありません。

期間中に行ってよい変更

• 「スタッフ」シートへの人員追加・無効化
• 「賞一覧」シートの説明文の軽微な修正

期間中は避けるべき変更

• ⚠️ 賞の数や名前の変更（投票済みのスタッフとの整合性が崩れる可能性があります）

よくある問い合わせと対応

1.3 投票ミスへの対応#

スタッフが誤った内容で投票した場合、画面上からのやり直しはできません。管理者が「投票結果」シートを直接編集して対応します。

1. 「投票結果」シートを開き、該当する投票者・賞・日時の行を探す
2. セルを直接修正するか、行ごと削除して再入力する

この章のまとめ#

• スタッフへの案内には、URL（またはQRコード）・投票期間・投票の流れ・運用ルールの4点を必ず含める
• 投票期間や「1人1回」の制御はシステムが自動で行うため、管理者が毎日操作する必要はない
• 投票期間中は賞の数や名前の変更を避け、スタッフの追加・無効化や説明文の軽微な修正にとどめる
• 投票ミスへの対応は「投票結果」シートの直接編集で行い、作業前には必ずバックアップを取る

第2章　管理画面（ダッシュボード）の使い方#

2.1 ログイン#

ホーム画面の「🔑 管理者ログイン」から、「設定」シートの管理者パスワードでログインします。

• ログイン状態はブラウザを開いている間のみ有効（再読み込みで失われる）
• 約6時間操作がないと自動的にログアウトされる（操作するたびに延長）
• 共有端末では、離席前に必ず手動でログアウトする

2.2 ダッシュボードの5セクション#

「🔄 最新情報に更新」ボタンを押さない限り、自動更新はされません。最新の状況を見たいときは必ず押してください。

この章のまとめ#

• 管理者ログインは「設定」シートのパスワードで行い、状態はブラウザを開いている間だけ・約6時間の無操作で失効する
• ダッシュボードは「投票状況」「未投票者一覧」「ランキング」「コメント一覧」「データ出力・印刷」の5セクションで構成される
• 自動更新はされないため、最新情報を見るには「🔄 最新情報に更新」を毎回押す
• ダッシュボードのランキングは速報値であり、正式な記録として残すには createRanking() の実行が別途必要

第3章　データ出力・活用#

管理者ダッシュボードから、4種類のファイルを出力できます。

操作方法は共通です。ボタンを押す→「出力しています…」の表示を待つ（数秒〜十数秒）→自動でダウンロードが始まる、という流れです。出力中は画面を閉じないでください。

出力したファイルはシステム側に保存されず、操作した端末にダウンロードされるのみです。記録として残したい場合は、Google Driveの別フォルダなどに整理して保管してください。

この章のまとめ#

• データ出力機能は「集計結果」「個人別メッセージ」「コメント一覧」「投票結果CSV」の4種類があり、用途に応じて使い分ける
• 出力操作は共通で、ボタンを押してから数秒〜十数秒待つとダウンロードが始まる
• 出力ファイルはシステム側に保存されないため、記録として残したい場合は別途Google Driveなどに保管する

第4章　バックアップ#

4.1 バックアップすべき3つの対象#

4.2 主な方法#

• スプレッドシート全体のコピー：「ファイル」→「コピーを作成」で複製し、日付入りの名前で保管
• 「投票結果」シートだけのコピー、またはCSV出力：年度更新時など、手早く済ませたいとき
• 変更履歴の活用：「ファイル」→「変更履歴」→「変更履歴を表示」から、過去の版に復元できる（保険的な位置づけ）
• Apps Scriptのプログラムのコピー：編集エリアの中身をコピーし、テキストとして保管

4.3 復旧の考え方#

1. まず「変更履歴」機能で直前の状態に戻せないか確認する
2. 戻せない場合は、作成済みのバックアップから内容を復元する
3. プログラムに問題がある場合は、保管しておいたテキストをApps Scriptエディタに貼り直す
4. 解決しない場合は、第6章を確認しつつ専門家に相談する

詳しい手順は docs_v3/09_バックアップ.md を参照してください。

この章のまとめ#

• バックアップすべき対象は「スプレッドシートのデータ」「Apps Scriptのプログラム」「Google Driveの画像」の3つ
• 最も手軽で確実な方法は、スプレッドシート全体を「コピーを作成」で複製すること
• 復旧の際は、まず変更履歴機能を確認し、それでだめならバックアップから復元、プログラムはテキストの貼り直しで対応する

第5章　年度更新#

年度は4月〜翌年3月です。年度が変わるタイミングで、次の作業を行います。手順は 配布用/年度更新チェックリスト.md を使うと抜け漏れなく進められます。

1. 前年度の記録を残す：Apps Scriptエディタで createRanking() を実行し、「ランキング」シートに保存する
2. 投票期間を更新する（最重要）：「設定」シートの投票開始・終了日を新年度の日付に書き換える
3. スタッフ名簿を見直す：異動・入退職を反映する
4. 賞の内容を見直す：必要であれば「賞一覧」シートを編集する（年度の変わり目は変更に適したタイミング）
5. 前年度データをアーカイブする：必要に応じて「投票結果」シートを別ファイルにコピーする

この章のまとめ#

• 年度更新では、記録保存・投票期間の更新・スタッフ名簿の見直し・賞の見直し・データのアーカイブの5つを行う
• 中でも「投票期間の更新」を忘れると次年度の投票が始まらないため、最優先で確認する
• 配布用/年度更新チェックリスト.md を使うと、作業の抜け漏れを防ぎやすい

第6章　トラブルシューティングと制限事項#

6.1 症状別の対処（早見表）#

詳しいQ&Aは docs_v3/10_トラブルシューティング.md を参照してください。

6.2 知っておきたい制限事項#

• 賞ごとに投票可能人数を変えることはできない（「設定」シートの共通値がすべての賞に適用される）
• 投票者本人の個別認証はない（名前選択のみの性善説設計）
• 管理者ログインは端末・ブラウザに保存されない（約6時間で自動ログアウト）
• ランキングの正式な保存には createRanking() の手動実行が必要
• 画像設定が多いほど表示速度に影響する
• このシステムは1つのスプレッドシートに固定接続する設計（他院への展開には、院ごとに別プロジェクトが必要）
• 投票データの修正は、スプレッドシートの直接編集でのみ対応可能

この章のまとめ#

• トラブルの多くは、シート入力の抜け漏れ・画像の共有設定・再デプロイ忘れのいずれかが原因
• このシステムには、賞ごとの人数上限設定不可・本人認証なし・1スプレッドシート固定接続など、いくつかの仕様上の制限がある
• 早見表で解決しない場合は docs_v3/10_トラブルシューティング.md の詳しいQ&Aを確認する

関連ドキュメント一覧#